Sistema Inicial: El cliente compraba sus equipos de impresión e instalaba a nivel nacional: La administración luego de la infraestructura requería un esfuerzo y desgaste tanto del área administrativa (compra de insumos, repuestos, partes, fusores, toner, kits, etc) como del área de sistemas (programación de mantenimientos preventivos, correctivos, soportes a usuarios, capacitaciones, etc).

Los tiempos de dedicación para resolver problemas de impresión que cada una de estas áreas era del 15% en compras y administración y del 30% en sistemas.

Sistema Propuesto: el Banco contrato con Document Colombia S.A. el Arriendo operativos de la mayor parte de su plataforma de impresión y copiado y decidió comprar el resto por políticas internas de manejo de inventarios. Este esquema le permitiría la renovación de la plataforma cada 3 años o cuando esta fuere obsoleta.

Document Colombia se encargó de las instalaciones de los Multifuncionales e impresoras en todas las oficinas a nivel nacional, de la programación de los mantenimientos preventivos, de los correctivos y repuestos.

El Técnico en sitio se encarga de monitorear los equipos con los software instalados, de manera, que le permite generar toda la información de aprovisionamiento de los insumos (toner, kist, partes desgastables) necesarios con anticipación.

La instalación de software de trackinfg de impresión y copiado ha permitido generar cuotas y controlar que la impresión se mantenga en los estándares.